İSG Klasöründe Bulundurulması Gereken Belgeler
İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’na göre işverenler; çalışanların işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bu kapsamda işyerinde yürütülen tüm iş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kayıt altına alınmalı, mevzuata uygun şekilde dokümante edilmeli ve olası denetimlerde ibraz edilmek üzere hazır bulundurulmalıdır.
İşyerlerinde tutulması gereken İSG klasörü, iş güvenliği süreçlerinin yasal ve düzenli şekilde yürütüldüğünü gösteren en önemli belgedir. Aşağıda, İSG klasöründe bulunması gereken temel evraklar detaylı şekilde açıklanmıştır.
1. İSG-Katip Sözleşmeleri
İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerekiyorsa diğer sağlık personeline ait sözleşmeler, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın İSG-Katip sistemi üzerinden yapılmalıdır. Bu sözleşmelerin çıktıları alınarak taraflarca ıslak imzalı şekilde imzalanmalı ve İSG klasöründe saklanmalıdır. Denetimlerde ilk talep edilen belgeler arasında yer alır.
2. İSG Yıllık Çalışma Planı
İşyerinde bir yıl boyunca gerçekleştirilecek iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerini kapsayan bu plan, yıl başında hazırlanır. İşveren veya işveren vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından imzalanarak yürürlüğe girer. Plan; eğitimler, denetimler, ölçümler ve sağlık gözetimi gibi faaliyetlerin takibini sağlar.
3. İSG Yıllık Değerlendirme Raporu
Yıl sonunda hazırlanan bu rapor, işyerinde bir yıl boyunca yapılan tüm İSG çalışmalarının değerlendirmesini içerir. İşveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından imzalanır. Rapor, ilgili yönetmelik ekinde yer alan formata uygun olarak hazırlanmalı ve İSG dosyasında saklanmalıdır.
4. Onaylı Defter
Onaylı defter; iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin tespit, öneri ve uyarılarını kayıt altına aldığı resmi defterdir. Her işyeri için tek adet düzenlenir. Aylık olarak doldurulmalı, işveren veya vekili ile uzman ve hekim tarafından imzalanmalıdır. Denetimlerde büyük önem taşır.
5. Risk Değerlendirme Raporu
İşyerinde mevcut tehlikelerin belirlenmesi ve risklerin analiz edilmesi amacıyla hazırlanan risk değerlendirme raporu, ilgili yönetmeliğe uygun olmalıdır. Tüm ekip üyelerinin imzasını taşımalı ve güncel tutulmalıdır. Risk değerlendirme ekibine verilen eğitim belgeleri de bu kapsamda dosyalanmalıdır.
6. Acil Durum Planı, Acil Durum Ekibi Listesi ve Eğitim Belgeleri
İşyerine özel olarak hazırlanan acil durum planı; yangın, patlama, doğal afet gibi durumlara karşı alınacak önlemleri kapsar. Acil durum ekiplerinin görev dağılımları, iletişim bilgileri ve aldıkları eğitimlere ait belgeler İSG klasöründe yer almalıdır. İlkyardımcı kayıtları da bu dosyada bulunmalıdır.
7. Tatbikat Tutanakları
İşyerlerinde yılda en az bir kez acil durum tatbikatı yapılmalıdır. Tatbikata katılan personelin bilgilerini ve yapılan uygulamaları içeren tutanaklar düzenlenmeli ve İSG dosyasında muhafaza edilmelidir.
8. Kurul Toplantı Tutanakları
Elli ve üzeri çalışanı bulunan ve altı aydan uzun süren işlerin yapıldığı işyerlerinde İSG Kurulu oluşturulmalıdır. Kurul toplantıları tehlike sınıfına göre belirli periyotlarda yapılır. Alınan kararların kayıt altına alındığı, imzalı toplantı tutanakları İSG klasöründe saklanmalıdır.
9. İSG Talimatları
Çalışanlara tebliğ edilen güvenli çalışma talimatları, işyerinde yapılan faaliyetlere özel olarak hazırlanmalıdır. Bu talimatların imzalı örnekleri İSG dosyasında bulunmalıdır.
10. İş kazası, tehlikeli durum ve davranış ve ramak kala olay kayıtları
İşyerinde meydana gelen iş kazaları, meslek hastalıkları, ramak kala olaylar ve tehlikeli durumlara ilişkin kayıtlar tutulmalıdır. Bu olaylar sonrası alınan düzeltici ve önleyici faaliyetler de raporlanarak İSG klasöründe saklanmalıdır.
11. Yıllık Eğitim Planı
İşyerinde verilmesi planlanan iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, yıl başında hazırlanan eğitim planı ile düzenlenir. Plan; işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından imzalanmalıdır.
12. İSG Eğitim Kayıtları
Çalışanlara verilen İSG eğitimlerine ait katılım formları, eğitim içerikleri, sertifikalar ve değerlendirme sınavlarına ilişkin belgeler İSG klasöründe yer almalıdır.
13. Sağlık Raporları
Çalışanlara ait işe giriş ve periyodik sağlık raporları, işyeri hekimi tarafından düzenlenir ve gizlilik esasına uygun şekilde saklanır. Bu belgeler sağlık gözetiminin temelini oluşturur.
14. Çalışan Temsilcisi Seçim / Atama Yazıları
İşyerinde iş sağlığı ve güvenliği çalışmalarına katılacak çalışan temsilcilerine ait seçim veya atama yazıları, İSG dosyasında bulunmalıdır.
15. Kişisel Koruyucu Donanım Zimmet Tutanakları
Çalışanlara teslim edilen kişisel koruyucu donanımlar (kask, gözlük, eldiven vb.) için düzenlenen zimmet tutanakları İSG belgeleri arasında yer almalıdır.
16. Periyodik Teknik Kontrol ve Test Raporları
İşyerinde bulunan makine, ekipman, elektrik tesisatı, topraklama, yangın tesisatı, asansör ve benzeri sistemlerin periyodik kontrol ve uygunluk raporları İSG klasöründe muhafaza edilmelidir.
17. Ortam Ölçümleri
İşyeri ortamında yapılan gürültü, toz, titreşim, aydınlatma, termal konfor, kimyasal ve gaz ölçümlerine ait raporlar İSG dosyasında bulunmalıdır. Bu ölçümler çalışan sağlığının korunması açısından kritik öneme sahiptir.
18. Patlamadan Korunma Dokümanı
Patlayıcı ortam oluşma riski bulunan işyerlerinde patlamadan korunma dokümanı hazırlanmalı ve güncel halde İSG klasöründe yer almalıdır.
19. Operatör Belgeleri
Forklift, vinç, kepçe gibi iş makinelerini kullanan operatörlere ait sertifika ve ehliyet belgeleri İSG dosyasında saklanmalıdır.
20. Malzeme Güvenlik Bilgi Formları
İşyerinde kullanılan tüm kimyasallara ait Malzeme Güvenlik Bilgi Formları (MSDS) güncel haliyle İSG klasöründe bulunmalıdır.
Ayrıca İstenebilecek Belgeler
İşyerinin faaliyet alanına, tehlike sınıfına ve uygulanan İSG yönetim sistemlerine bağlı olarak ek belgeler talep edilebilir. Özellikle ISO 45001 gibi sistemlerin uygulandığı işletmelerde dokümantasyon kapsamı genişleyebilir.
İş sağlığı ve güvenliği evraklarınızın kontrol edilmesi, eksiklerin tespiti veya belgelerin hazırlanması konusunda Pusula OSGB ile iletişime geçebilirsiniz.
